План госзакупок – это документ, в котором систематизированы потребности заказчика в товарах, работах или услугах в длительной перспективе. Некоторые компании могут составлять планы в произвольной форме, для других (при закупке по 44-ФЗ или 223-ФЗ) установлены специальные формы плана закупок и четко расписаны требования к его формированию, утверждению, публикации. Информация о предстоящих закупках представляет ценность для малого и среднего предпринимательства (МСП). Владея ею, они могут принимать участие в тендерах, находить для себя новых партнеров, заключать выгодные контракты и увеличивать свои обороты.
Некоторые организации обязаны публиковать планы своих закупок на следующий год, в соответствии с действующим законодательством. Наличие такой публикации позволяет заранее определить нецелесообразные закупки для муниципальных или государственных заказчиков. Поставщикам же информация о плане закупок дает возможность должным образом подготовиться к участию в тендере.
Если закон не обязывает организацию публиковать план закупок, она использует его для внутреннего пользования. Но на практике его делают публичным, так как в интересах заказчика привлечь как можно больше участников к тендеру. Чем больше компаний участвует в закупке, тем больше вероятность заключить договор с поставщиком, который предложит максимально выгодные условия.
Допускается корректировка плана закупок после утверждения. Это обуславливается изменением требований заказчика, появлений новых или прекращением старых. Все закупки организация проводит в соответствии с планом закупок и параметрами, которые в нем указаны.